Pengertian dan Contoh Surat Dinas Lengkap - Surat dinas merupakan sebuah surat resmi yang dibuat oleh sebuah instansi atau lembaga dengan tujuan untuk kepentingan dinas. Atau pengertian surat dinas adalah sebuah surat yang berisikan persoalan kedinasan dan biasanya surat ini dibuat oleh instansi atau lembaga tertentu.
Surat dinas memuat isi yang ditujukan untuk kepentingan kedinasan, baik itu pemerintah ataupun swasta. Sebab fungsi kedinasan tak hanya berlaku di pemerintahan, namun juga berlaku di instansi atau lembaga swasta. Biasanya isinya yaitu urusan semisal penyampaian pengumuman, pemberian suatu izin, pemberian tugas dan lain-lain.
Oleh sebab itu bila ada surat yang dikirimkan dari satu pihak ke pihak lain yang isinya berhubungan dengan keperluan tugas maupun kegiatan dinas suatu instansi, maka surat seperti ini disebut dengan surat resmi. Mengapa disebut dengan surat resmi? sebab penulisan dalam surat dinas ditulis dengan baku dan menggunakan bahasa yang resmi.
Surat dinas memuat isi yang ditujukan untuk kepentingan kedinasan, baik itu pemerintah ataupun swasta. Sebab fungsi kedinasan tak hanya berlaku di pemerintahan, namun juga berlaku di instansi atau lembaga swasta. Biasanya isinya yaitu urusan semisal penyampaian pengumuman, pemberian suatu izin, pemberian tugas dan lain-lain.
Oleh sebab itu bila ada surat yang dikirimkan dari satu pihak ke pihak lain yang isinya berhubungan dengan keperluan tugas maupun kegiatan dinas suatu instansi, maka surat seperti ini disebut dengan surat resmi. Mengapa disebut dengan surat resmi? sebab penulisan dalam surat dinas ditulis dengan baku dan menggunakan bahasa yang resmi.
Pengertian dan Contoh Surat Dinas Lengkap
Ciri-Ciri dari Surat Dinas
berikut ini adalah ciri dari surat dinas :
- Terdapat kop surat dan nama instansi maupun lembaga.
- Terdapat nomer surat dan lampiran.
- Terdapat salam pembuka maupun salam penutup.
- Memakai bahasa yang resmi, sebab surat dinas adalah surat resmi.
- terdapat stempel instansi atau lembaga pada surat.
Syarat dari Surat Dinas
Beberapa persyaratan untuk membuat suatu surat dinas, diantaranya sebagai berikut ini:
- Format daripada surat harus teratur sesuai dengan format surat dinas.
- Isi dari surat tak terlalu panjang harus langsung to the point yang ingin disampaikan.
- Bahasa yang dipakai harus menggunakan bahasa resmi, sopan dan mudah untuk dipahami pembaca.
- Dan surat harus mencitrakan dari instansi atau lembaga yang membuatnya.
Fungsi Surat Dinas
Fungsi Surat Dinas adalah sebagai berikut :
- Sebagai pedoman pekerjaan, misalnya surat intruksi, surat permohonan izin maupun surat pengambilan keputusan.
- Sebagai alat pengingat, sebab surat ini bisa dijadikan arsip bagi instansi.
- Sebagai bukti perkembangan suatu instansi atau lembaga.
- Sebagai alat bukti, khususnya surat perjanjian.
Unsur-unsur atau Bagian-bagian dari Surat Dinas
Surat dinas adalah surat yang resmi dan sudah pasti terdapat bagian-bagiannya, antara lain misal bawah ini:
1. Kop Surat atau kepala surat
Adalah bagian teratas dari suatu surat resmi, biasanya digunakan untuk membedakan surat formal dan surat non formal. Kop surat terdiri atas logo, nama dan alamat instansi atau lembaga. Yang mana namanya mengacu pada induk organisasi, serta pada kop surat ada karakteristik atau ciri khas organisasi tersebut.
2. Tanggal surat
Ada unsur nama, tempat dan tanggal dibuatnya surat itu.
3. Nomor
Terdiri atas kode, nomor urut surat yang dikeluarkan, identitas instansi atau lembaga dan tahun dibuatnya surat itu.
4. Lampiran
Lampiran adalah lembaran tambahan yang akan dilampirkan, bisa berupa lembaran kertas lain atau dokumen lain. Bila tak terdapat lampiran biasanya diisi dengan tanda strip.
5. Perihal atau hal
Perihal adalah isi pokok dari surat dinas, seperti contohnya ditujukan kepada siapa atau untuk apa surat itu.
6. Alamat
Ada 2 (dua) jenis penulisan alamat pada surat dinas, terdapat untuk perorangan dan terdapat untuk instansi lain. Bila untuk surat rahasia kata “kepada” tidak perlu digunakan karena telah ditulis pada amplop. Bila untuk surat dinas terbuka sehingga menggunakan “kepada” kemudian langsung saja menggunakan nama instansinya. Namun bila ditujukan untuk orang banyak harus memakai kata “bapak”, “ibu” dan sebagainya dan kata “Yth” digunakan jika surat ditujukan kepada orang ataupun suatu jabatan.
7. Salam pembuka
Salam pembuka digunakan untuk menunjukan sopan santun ataupun rasa hormat.
8. Isi surat
Isi dari surat harus sesuai dengan perihal.
9. Salam penutup
Salam penutup digunakan untuk menunjukan akhir dari isi surat.
10. Pengirim
Meliputi jabatan pengirim dalam instansi / lembaga, nama terang, tanda tangan, dan stempel instansi.
11. Tembusan
Tembusan digunakan bila surat tersebut memang membutuhkan tembusan. Tembusan yakni pihak-pihak yang mendapatkan tebusan maupun salinan surat selain yang dialamatkan.
Contoh Surat Dinas
Badan Kepegawaian Daerah
Pemerintah Kota Bandung
Jalan Soekarno-Hatta, No 4, Dayeuhkolot, Bandung
No telp : (0221) 843625
26 Juli 2017
No : 984/17/2017
Perihal : Pemberitahuan
Lampiran : -
Kepada Yth.
Seluruh Pegawai Negeri Sipil
di pemerintah daerah
Dengan hormat,
Sehubungan dengan dilaksanakannya HUT kemerdekaan Indonesia yang ke – 72 tahun, maka Bapak Walikota akan melaksanakan upacara bendera, yang akan dilaksanakan pada :
hari/tanggal : 17 agustus 2017
tempat : Lapangan Sukamulja
waktu : 07. 00 Wib
Maka seluruh pegawai negeri sipil di lingkungan pemerintah daerah diwajibkan untuk melaksanakan upacara bendera ini dengan memakai seragam korpri.
Demikianlah surat pemberitahuan ini, atas perhatiannya kami ucapkan terimakasih.
Kepala Ketenagakerjaan Daerah
ttd
Dr. Indrodjojo Kusumo Dewo, S.T., M.T
NIP. 987654321101918
Demikianlah penjelasan terkait Pengertian dan Contoh Surat Dinas Lengkap. Selamat mencoba dan semoga bermanfaat. Terima kasih
